Powszechnie się przyjęło, że każda konferencja odbywa się w hotelu. Dzieje się tak, ponieważ hotel daje bardzo duże możliwości, a samo wynajęcie sali, catering, program czy nawet gadżety to ogromne wyzwanie dla organizatorów. Zanim w ogóle konferencja się odbędzie wiele godzin trzeba poświęcić na wysyłanie zapytań, sprawdzanie i porównywanie ofert czy negocjacje.
Jak powinna może być zorganizowana konferencja?
Każda konferencja powinna zacząć się od planowania, nie da się takiego przedsięwzięcia zorganizować w kilka dni. Drugim kluczowym aspektem jest budżet i to od niego zależy to, jak wydarzenie będzie wyglądało. W przypadku nieograniczonego budżetu można sobie pozwolić na wynajęcie zewnętrznej firmy, która wszystkim się zajmie i w zasadzie po problemie. Ci, którzy mają ograniczone finanse muszą sobie poradzić inaczej. Mogą np. Skorzystać z kompetencji i doświadczenia zespołu hotelowego, jak również wiele można zorganizować samodzielnie. Oczywiście pozostaje jeszcze kwestia doświadczenia.
Konferencja organizowana samodzielnie
W takiej sytuacji najczęściej organizatorem staje się kierownik działu, ktoś z dyrekcji lub najbardziej zorganizowany pracownik. W wielu firmach praktykuje się takie rozwiązania. Na pewno mają one wiele zalet, ale największą wadą może być to, że konferencja organizowana przez niedoświadczoną osobę może okazać się klapą. Ktoś, kto został oddelegowany do takiego zadania szuka informacji w internecie, sam wybiera hotel, firmę cateringową, a nawet drukarnię i hurtownię gadżetów. Samemu także musi stworzyć program całego wydarzenia, zaprosić gości i prelegentów.
Kiedy konferencję organizuje zespół hotelowy
Pracownicy hotelu bardzo często posiadają doświadczenia w takich wydarzeniach i konferencja i jej organizacja nie są dla nich niczym nowym. Personel hotelowy doskonale zna obiekt, jego możliwości, ale także ograniczenia. Trzeba pamiętać, iż hotel dobry na organizacje konferencji w Szczyrku posiada salę konferencyjną, nagłośnienie i wszystkie inne niezbędne akcesoria. Oczywiście zespół hotelowy nie stworzy planu wydarzenia, ale zadba o przygotowanie dekoracji, dodatkowe atrakcje czy ustawienie krzeseł. Pracownicy nie tylko znają ośrodek jak własną kieszeń, znają także innych pracowników, a to bardzo pomaga w komunikacji.
A może agencja eventowa?
Konferencja organizowana przez agencję na pewno będzie na wysokim poziomie, ponieważ taka firma zajmuje się tym na co dzień i doskonale wie jak przygotować wydarzenie. Zatrudniając agencję w zasadnie cały trud pracy spada na nią: od znalezienia hotelu, stworzenia planu, zaproszenia gości i prelegentów, aż po menu i gadżety i upominki.
Podsumowanie
Zorganizowanie szkolenia lub konferencji w hotelu to ogromne wyzwanie, które wymaga zadbania o mnóstwo szczegółów. Każdy z wymienionych wyżej sposobów pozwoli na przygotowanie konferencji, ale trzeba mieć świadomość o wadach i zaletach każdej z tych możliwości. Wybór odpowiedniej metody powinien być uzależniony od budżetu, ale także od wielkości konferencji.
